Niszczenie dokumentów – regulacje, sposoby

Utylizacja dokumentów. Jak prawidłowo zutylizować dokumenty?

Każdy z nas jest w posiadaniu jakiś dokumentów. Niezliczone ilości umów, faktur, czy formularze zamówień z powodzeniem zajmują miejsce w naszej cennej, domowej, lub biurowej przestrzeni. Oczywistym krokiem, gdy dokumenty są nam niepotrzebne jest ich utylizacja. Jednak prawidłowo wykonana utylizacja dokumentów nie ogranicza się tylko do wyrzucenia niepotrzebnej nam faktury do kosza na śmieci, tak jak ma to miejsce w przypadku np. notatek. Na większości dokumentów zapisane są bowiem cenne dane, które gdy trafią w niepowołane ręce mogą przysporzyć nam sporych problemów. Znane są przypadki, kiedy ktoś po znalezieniu cudzych, firmowych dokumentów brał na ich podstawie kredyt, co przysporzyło sporych problemów nieuważnemu, poprzedniemu właścicielowi. Mało tego kiedy dane są poufne i nie należą bezpośrednio do nas, a np. do kontrahenta w przypadku zewnętrznego wycieku kodeks karny przewiduję karę grzywny, albo nawet dwa lata pozbawienia wolności!

recycling warszawa

Regulacje prawne – utylizacja dokumentów

Komitet Normalizacyjny ds. Technik Informacyjnych i ich Zastosowań opracował normę DIN 66399, wspomniana norma została wdrożona na rzecz  DIN 32757-1:1995-01. Według powyższych informacji, ochronę danych możemy podzielić na trzy grupy (klasy).

  • A – odpowiednia dla danych wewnętrznych, do których dostęp ma szerszy krąg odbiorców.
  • B – Ochrona przeznaczona dla danych poufnych, przeznaczonych dla wąskiego grona odbiorców.
  • C – skierowana dla danych tajnych i ściśle tajnych przeznaczonych dla wąskiego, autoryzowanego grona odbiorców.

Sposoby na niszczenie dokumentów:

Aby uniknąć nieprzyjemności dokumenty trzeba w odpowiedni sposób zabezpieczyć, albo zniszczyć. Pierwszym najmniej inwazyjnym sposobem jest usunięcie danych z dokumentów, np. Z pomocą markera, czy trwałego korektora, a następnie wyrzucenie ich do śmieci. Ten sposób jest dobry, ale tylko dla osób, które mają małą ilość dokumentów. W przypadku większej ilości dokumentów doskonałym rozwiązaniem jest zakup niszczarki do dokument. Tego typu urządzenie jest bardzo wydajne i oferuje bardzo dokładne i drobne cięcie dokumentów. W większości przypadków odczytanie, lub tym bardziej odtworzenie dokumentów zniszczonych z pomocą niszczarki jest niemożliwe. Wyjątek stanowią wyspecjalizowane biura detektywistyczne i policja, ale nawet oni nie zawsze są w stanie odczytać zniszczony dokument.

Trzecim i ostatnim sposobem na zniszczenie dokumentów jest zlecenie tego zadania wyspecjalizowanej firmie która posiada odpowiednią wiedzę oraz doświadczenie. Jest to najlepszy sposób dla dużych przedsiębiorstw z dużą ilością dokumentów, a także dla osób, które chcą mieć całkowitą pewność, że odczytanie zniszczonego dokumentu będzie niemożliwe. W takich firmach dokumenty są niszczone za pomocą niszczarek przemysłowych. Następnie po sortowaniu i złączeniu w kilkuset kilogramowe bele ścinki są wysyłane do papierni. We wspomnianych papierniach wykorzystuje się je chociażby jako papier toaletowy, czy ręcznik papierowy.

Dodaj komentarz

Close Menu